Думаю, что дешевле будет брать простой тариф убера. Вам же нужно просто доехать из гостиницы до самого форума. Просто если брать какой-нибудь микроавтобус в аренду, то придется платить сразу за день вперед.

Чтобы сэкономить, лучше возьмите гостиницу рядом с форумом, чтобы просто брать такси или ехать на метро одну-две станции. Правда, если гостиница далеко, то лучше взять большую машину на всех. Вот, цену на аренду автобусов можете посмотреть тут https://avtobus-baltika.ru/arenda-avtobusa-ceny/. Там просто выбирайте автобус на всю вашу команду. Один автобус будет даже дешевле чем заказывать несколько машин такси.

Я тоже считаю, что поездом удобней будет добираться. А с жилье в столице вообще проблем нет, гостиниц там много, вот только я бы посоветовала найти отель подальше от центра.  Во-первых, там дешевле, а во-вторых, спокойней, тише. Вот, например, небольшой тихий отель в Химках https://khimki.nethotel.ru. До центра недалеко, природа красивая, можно будет вечером прогуляться. Это сеть отелей, если в Химках территориально не подходит, то у них есть еще гостиницу такого же плана в Зеленограде, Долгопрудном, Подольске, Железнодорожном